En muchas ocasiones las organizaciones nos plantean cómo distribuir los costes generales de la empresa entre los diferentes servicios o productos para determinar mejor las rentabilidades económicas de cada uno de ellos. Obtener una distribución exacta de dichos costes requiere un esfuerzo grande y continuo de asignación y medición, y normalmente una gran dedicación de recursos. Esta es la principal razón para las empresas que no llegan a hacerlo.

Sin embargo existen opciones que, aún admitiendo que no son exactas, dan información suficiente para poder discriminar qué productos son los más rentables. A continuación les proponemos una alternativa basada en un enfoque LEAN.

Los productos y servicios son elaborados o prestados por medio de procesos. A lo largo de estos procesos, los productos consumen recursos. Estos recursos pueden ser exclusivos de ese producto (costes directos) o ser recursos dedicados para todos los procesos productivos (costes indirectos, generales o de estructura, según se denominen en cada empresa). Estos costes comprenden gastos como los asociados a las instalaciones (superficie, mobiliario, impuestos, tasas, electricidad, agua, etc.), al personal de estructura (personal directivo y personal no productivo), al equipamiento general (equipos informáticos y otros) y otros gastos que varían en función de la actividad.

Para distribuir los costes indirectos mediante un enfoque Lean nos basamos en el concepto de LEAD TIME o tiempo de proceso, es decir, el tiempo que transcurre desde la realización del pedido por parte del cliente hasta la expedición del producto (o hasta la entrega si necesitamos incluir los gastos de transporte). El lead time incluye, por tanto, tanto los tiempos productivos del proceso como los improductivos (por ejemplo, los correspondientes a esperas, traslados de material, almacenamiento, etc.). Cada producto podríamos decir que «consume» los recursos de la empresa durante ese tiempo.

Como las cantidades fabricadas de productos (o de servicios prestados) varía según los tipos existentes, debemos incluir un factor que distribuya proporcionalmente el consumo de recursos en función de lo producido en cada proceso.

Por ejemplo, supongamos que los tiempos de proceso medidos por una empresa son los siguientes:

Proceso 1: 12 días

Proceso 2: 4 días

Proceso 3: 28 días

Proceso 4: 19 días

Si las unidades fabricadas en cada uno de esos procesos han sido

Unidades 1: 1.000

Unidades 2: 3.000

Unidades 3: 800

Unidades 4: 500

Los costes indirectos se distribuirían proporcionalmente según el tiempo total de «uso» de los recursos por las unidades fabricadas:

Tiempo total = 12 x 1.000 + 4 x 3.000 + 28 x 800 + 19 x 500 = 55.900

De esta forma se obtienen los siguientes porcentajes para distribuir los costes indirectos:

Para la fabricación de la unidad 1:   12×1.000/55.900 = 21’5%

Unidad 2: 21’5%

Unidad 3: 40%

Unidad 4: 17%